Tietosuojaseloste

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 (”GDPR”) tarkoitettu rekisterinpitäjä on Gearhead Cloud Oy (3325641-6).

Tämä tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) kertoo, miten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, kenelle tietoja luovutetaan, kuinka pitkään niitä säilytetään, ja mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojesi suhteen. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita.

Tämä Tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä. Henkilötiedot tarkoittavat tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan tai epäsuorasti. Myös yritystä edustavaan tai yrityksen puolesta toimivaan henkilöön, kuten toimitusjohtajaan, viittaavat tiedot ovat henkilötietoja. Yritystä koskevat tiedot, jotka eivät mitenkään viittaa luonnolliseen henkilöön, eivät ole henkilötietoja.

Henkilötietojen kerääminen

Voimme kerätä henkilötietoja usein tavoin. Voit antaa tietoja itse, kun olet yhteydessä meihin, tai tietoja voi kertyä, kun käytät palveluitamme. Voimme myös johtaa sinusta tietoja hallussamme olevien henkilötietojen pohjalta. Henkilötietojasi voidaan saada myös ulkoisilta kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista lähteistä.

Voimme yhdistellä sinua koskevia henkilötietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä, esimerkiksi palveluiden tuottamisen yhteydessä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta kieltäytymisellä voi olla erilaisia seurauksia tilanteesta riippuen. Joissakin tilanteissa emme esimerkiksi voi tarjota palveluamme tai toimia pyyntösi mukaisesti.

Henkilötietoryhmät

Käsittelemme erilaisia henkilötietoja tilanteesta riippuen. Henkilötietojen tyyppi ja laajuus rajoitetaan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon.

Keräämme ja käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, katuosoite ja puhelinnumero) sekä mahdollisesti titteli ja suhde edustamaasi yritykseen.
• Asiointisuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelu- ja tilaustiedot, sopimustiedot, maksutiedot tai laskutustiedot.
• Viestintäsi ja siihen liittyvät tiedot, kuten kirjeenvaihto, palvelupyynnöt, sekä yksilön oikeuksien käyttöä koskevat tiedot.
• Palvelutiedot, kuten. käyttäjätunnukset, salasanat ja tunnistetiedot, palveluiden tuottamisen yhteydessä syntyvät henkilötiedot esim. käyttö- ja kirjautumistiedot sekä tiedot siitä, miten käytät verkkosivujamme tai palveluitamme.
• Tekniset tiedot verkkosivujemme selaamisesta, kuten kirjautumistiedot, kieli, laitetunnus, laitetyyppi ja käyttöjärjestelmä, sovellusasetukset sekä muut evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerätyt tiedot.
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella, esimerkiksi yksittäisen ohjelmaan rekisteröidyn ajoneuvon rekisterinumero, malli ja tekniset tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme, käsittelemme ja käytämme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme, tehokkaan asiakaspalvelun ja asiaankuuluvien kaupallisten toimintojen kannalta.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan oikeutettuihin ja tarkoin määriteltyihin käyttötarkoituksiin, emmekä käsittele tietoja näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Käsittelemme yleensä henkilötietoja nimenomaisesti ja vapaasti antamasi suostumuksen perusteella, jolla annat luvan käsitellä henkilötietojasi yhteen tai useampaan määriteltyyn tarkoitukseen. Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella esimerkiksi käyttäjätunnuksen rekisteröimiseksi palveluumme.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmimamme sopimuksen toteuttamiseksi tai sellaisen solmimiseksi sekä asiakassuhteen hallitsemiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja täyttääksemme lakiin perustuvat velvollisuutemme esimerkiksi kirjanpitoon liittyen tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) esittämien pyyntöjen toteuttamiseksi lain vaatimalla tavalla.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jos sinun perusoikeutesi eivät ole ristiriidassa tällaisen edun kanssa. Yhdistelemme esimerkiksi eri lähteistä kerättyjä henkilötietoja ja käsittelemme henkilötietoja kehittääksemme toimintaamme ja palveluitamme tai laatiaksemme sisäisiä raportteja liiketoiminnan johtamista varten. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia toimintamme tehokkuudesta ja tarjottujen palveluiden kilpailukykyisyydestä sekä saada käyttöön tarvittavat tiedot asiakkaidemme ymmärtämiseksi ja liiketoimintamme johtamiseksi.

Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen

Voimme jakaa henkilötietoja esimerkiksi palveluntarjoajille tai yhteistyökumppaneille sovellettavan lainsäädännön puitteissa ja tässä Tietosuojaselosteessa esitettyihin käyttötarkoituksiin, mukaan lukien palveluiden kehittäminen ja markkinointi. Henkilötietojen jakaminen perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa ja kehittää liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti. Kun kolmas osapuoli käsittelee puolestamme henkilötietoja, varmistamme aina sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja yksityisyydensuojalakien ja tietojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Lain vaatimassa tai sallimassa laajuudessa, esimerkiksi toteuttaaksemme toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyyn liittyen.
• Kun palveluntarjoajamme käsittelee henkilötietoja meidän puolestamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti. Me määräämme tällaisesta henkilötietojesi käsittelystä.
• Kun olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä.
• Kun arvioimme sen olevan välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
• Kun olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tällöin tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos kuitenkin siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, käytämme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttämiseksi tässä Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Säilytysajat voivat olla erilaisia sen mukaan, mihin luokkiin tiedot kuuluvat. Näiden aikojen määrityksessä on huomioitu useita tekijöitä, kuten kyseisten tietojen luonne ja luottamuksellisuus sekä käsittelytarkoitus.

Sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmitun sopimussuhteen perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujemme turvaamiseksi esim. voidaksemme vastata korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vanhentumislainsäädännön mukaisesti.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin niiden käsittelylle on olemassa perusteet. Jos vastustat tällaista käsittelyä, tietosi poistetaan sen jälkeen, kun pyyntösi oikeutus on varmistettu. Jos henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, niitä säilytetään lain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietojen säilytysvelvollisuudesta säädetään esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesua koskevassa lainsäädännössä.

Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

Sinun oikeutesi

Oikeutesi ja vaihtoehtosi henkilötietojen suhteen riippuvat kyseisestä tilanteesta ja käsittelyn tarkoituksesta.

Tarkastusoikeus – Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, saada jäljennös käsittelemistämme henkilötiedoista sekä lisätietoja toteuttamastamme käsittelystä.

Oikaisuoikeus – Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun se perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, mikäli henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun. Voimme hylätä pyynnön, jos käsittely on välttämätöntä pakollisten ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Sinulla on oikeus tiedonsiirtoon, mikä tarkoittaa, että sinulla voi tietyissä olosuhteissa olla oikeus siirrättää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus tulla unohdetuksi – Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, jos esimerkiksi koet henkilötietojesi käsittelyn tarpeettomaksi yllä kuvattuihin tarkoituksiin tai haluat peruuttaa antamasi suostumuksen.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on oikeus pyytää tietyissä olosuhteissa meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.

Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus – Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja vahvistaaksemme henkilöllisyytesi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä edellä mainitun pyynnön osoitteeseen miika.miinala@gearhead.cloud. Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) suojaamaan henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Rajaamme esimerkiksi pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille valtuutetuille työntekijöille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat näitä tietoja työssään. He käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisena.

Huomaathan, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme siitä sinulle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän Tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Uusin versio on saatavilla osoitteessa www.gearhead.cloud.

Tämä Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 16.6.2023.

Ota yhteyttä

Gearhead Cloud Oy, y-tunnus 3325641-6, Mankkaantie 32, 02180 Espoo.

Jos sinulla on kysyttävää tähän Tietosuojaselosteeseen tai käsittelemiimme henkilötietoihin liittyen taikka jos haluat ottaa yhteyttä tietosuojavastaavan, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen miika@gearhead.cloud.